Тимовите на локацијата често се одговорни за највидливиот дел од настанот со покани: пречекот на поканетите гости на влезот. Оперативниот предизвик не е само скенирање QR код. Персоналот треба да го идентификува точниот Guest за точниот Event, да ги примени деловните правила на платформата, да ги разликува RSVP одговорите од реалното Check-in и, во некои случаи, да ги види дозволените податоци за Guest без да ги менува записите. QRGATE ги поврзува овие чекори во една Event-centred SaaS платформа. Таа е наменета за операции на настани со покани, а не за јавна регистрација на посетители, продажба на билети или општо управување со локација.
Зошто влезот на гостите на локацијата станува сложен
Кога локација, агенција или корпоративен тим за настани користи одделни табели, е-пошта и алатки за скенирање, процесот на влез може тешко да се контролира. Персоналот може да работи со различни верзии на Guest листата, додека тимот на прием нема исти информации како лицата што го вршат Check-in. RSVP одговорите исто така може да се помешаат со присуство, а дополнителните ставки поврзани со Guest може тешко да се проверат при пристигнувањето.
- На Entry Staff му е потребен процес специфичен за Event за идентификување и валидирање на поканетите Guests.
- На приемот или информативниот тим може да му биде потребен read-only пристап до дозволени Guest податоци.
- Тимот треба јасно да ги разликува RSVP одговорот на Guest од завршено Check-in.
- VIP паркинг, оброци, подароци или други Extra Items може да треба да се видат или евидентираат при пристигнувањето.
- Менаџерите на Event треба да имаат информации за Check-in, Guests, Extra Items и активноста на персоналот за извештаи и експорти.
Што да барате во софтвер за пријавување гости на настани
Соодветниот систем треба да го поврзе целиот процес на настан со покани, наместо влезот на локацијата да го третира само како изолирано QR-скенирање. Event ја обезбедува оперативната рамка. Организаторот ја креира или увезува Guest листата специфична за Event, испраќа Invitations и на секој поканет Guest му обезбедува уникатен QR Ticket. На локацијата, QR Ticket ги идентификува Guest и Event, а процесот на Check-in ги применува деловните правила на платформата пред да го евидентира резултатот.
- Поставување на Event и Guest листа специфична за Event, управувана од организаторот.
- Поддржан Excel увоз и извоз на Guest листи за оперативна подготовка.
- Персонализирани Invitations поврзани со соодветниот Guest и Event.
- Уникатни QR Tickets поврзани со еден Guest и еден Event.
- Backend-валидирано и евидентирано Check-in, а не само QR-скенирање.
- Извештаи за Guest листи, RSVP одговори, Check-in активност, Extra Items и активност на Entry Staff.
Како QRGATE се вклопува во работниот тек на локацијата
QRGATE ги обединува модулите Event, Guest, Invitation, QR Ticket, Check-in и Reporting во еден заеднички деловен модел. Така, тимот на влез работи со истите Guest записи специфични за Event што се користат за Invitations, RSVP одговори и известување по настанот. QR Ticket е идентификатор, а не независно право на пристап. Деловните правила на платформата одредуваат дали Check-in ќе биде прифатен или одбиен, а Check-in настанот се евидентира за подоцнежен оперативен преглед.
- Организаторот ја креира, увезува и управува со поканетата Guest листа.
- Процесот на Invitation ги доставува релевантните информации за Event и QR Ticket.
- QR Ticket помага да се пронајде поканетиот Guest на локацијата.
- Процесот на Check-in го валидира Guest и го евидентира настанот на влез.
- Reporting обезбедува оперативни прегледи и експорти без да стане одделен извор на Guest податоци.
Изберете ја соодветната улога: Entry Staff, Data Reader или Self Check-in
Различни тимови на локацијата може да имаат потреба од различни нивоа на пристап. QRGATE ја одвојува улогата што врши Check-in од улогата што само ги прикажува дозволените Guest информации. Така локацијата може да дизајнира практичен прием без на секој корисник на терен да му даде исти дозволи.
- Entry Staff: корисник доделен на Event или привремен член на персоналот кој може да идентификува Guests, да врши Check-in и, каде што е дозволено, да евидентира активност поврзана со Extra Items. Неговите Check-in дејства може да се поврзат со лицето што ги извршило.
- Data Reader: read-only улога за прикажување дозволени Guest информации и Extra Items поврзани со Guest. Data Reader не може да врши Check-in или да ги менува состојбите на Guest, Check-in или Extra Item.
- Self Check-in: опционален режим на ниво на Event во кој поканетиот Guest сам го започнува Check-in со QR Ticket или друг поддржан идентификатор. Ги користи истите backend деловни правила како Check-in од Entry Staff.
Практичен работен тек за пријавување гости со покани
Локацијата може да го користи QRGATE како дел од дефиниран работен тек пред, за време и по Event. Точниот распоред на персоналот зависи од Event, но деловните записи остануваат поврзани.
- 1. Креирајте го Event и конфигурирајте ги потребните детали, статусот и оперативните поставки.
- 2. Креирајте ја или увезете ја Guest листата специфична за Event. Потврдете кои Guest полиња и Extra Items се релевантни за тимот на локацијата.
- 3. Испратете персонализирани Invitations со информациите за Event и уникатниот QR Ticket на секој Guest.
- 4. Доделете овластен Entry Staff на Event. Ако приемот или VIP тимовите имаат потреба само од информации, доделете read-only пристап како Data Reader.
- 5. При пристигнување, скенирајте го или идентификувајте го QR Ticket на друг поддржан начин. Пронајдете ги Guest и Event, а потоа дозволете деловните правила на Check-in да го одредат резултатот.
- 6. Ако Self Check-in е активиран за Event, поканетите Guests може сами да го започнат влезот преку конфигурираниот режим. Check-in од персонал и Self Check-in остануваат усогласени бидејќи ги користат истите деловни правила.
- 7. Користете ги извештаите за Check-in, Guests, RSVP, Extra Items и активноста на персоналот за преглед на Event и извоз на релевантни оперативни информации.
Управувајте со дополнителните ставки без да ги криете во белешки
Процесот на пристигнување може да опфаќа повеќе од самото присуство. Моделот Extra Items на QRGATE ги поврзува изборните услуги, права или физички ставки специфични за Event со соодветниот Event и Guest. Поддржани примери се VIP паркинг, оброци, подароци, зони за пристап и други ставки дефинирани од организаторот. Нивниот статус може да се управува и известува како дел од работниот тек на Event.
- Прикажете дозволени Extra Items кога Data Reader поддржува прием на гости или VIP информации.
- Овластете го Entry Staff да евидентира релевантна активност на Extra Items кога тоа го бара работниот тек на Event.
- Чувајте ги Extra Items како податоци за Event поврзани со Guest, наместо да се потпирате на неформални белешки.
- Користете извештаи за Extra Items за оперативно следење по Event.
Важни граници на соодветноста и можностите
QRGATE е соодветен кога локацијата е домаќин или поддршка на Event со покани и однапред дефинирана Guest листа управувана од организаторот. Платформата го поддржува поврзаниот процес од подготовка на Guest листата, преку Invitations и идентификација со QR Ticket, до валидирано Check-in и известување. Не треба да се оценува како платформа за јавна регистрација, продажба на билети или општо управување со локација.
- QRGATE поддржува опционална јавна Event Registration Page и Registration Form. Јавното поднесување прво создава Registration; Guest се создава според документираните правила за Manual или Automatic transfer што ги овозможил организаторот.
- Guest записите ги создава, увезува или управува организаторот, вклучително и преку поддржани Excel работни текови.
- QR Ticket не дава самостојно пристап; резултатот го одредуваат деловните правила на Check-in.
- Entry Staff мора соодветно да биде доделен на Event за да врши Check-in.
- Data Reader има read-only пристап и не може да врши Check-in или да ги менува Guest податоците.
- Достапниот Product Brain не потврдува интеграции специфични за локација, цени, сертификати, компатибилност со уреди надвор од документираните self-service уреди или гарантиран проток на гости.
- За прашање за производот што не е одговорено на оваа страница, контактирајте support@qrgate.org наместо да се потпирате на претпоставка.
Често поставувани прашања
Може ли QRGATE да управува со Guest листа за настан со покани на локација?
Да. QRGATE поддржува Guest листи специфични за Event што организаторот ги креира, увезува или управува, вклучително и поддржани Excel работни текови. Наменет е за поканети Guests, а не за јавно саморегистрирање на посетители.
Како локацијата го идентификува поканетиот Guest на влезот?
Поканетиот Guest прикажува уникатен QR Ticket поврзан со соодветниот Event и Guest запис. QRGATE го утврдува идентитетот и ги применува деловните правила пред да евидентира прифатено или одбиено Check-in. QR Ticket е идентификатор и самостојно не дава пристап.
Која е разликата меѓу Entry Staff и Data Reader?
Entry Staff е доделен на Event и може да врши Check-in кога е соодветно овластен. Data Reader има read-only пристап до дозволени Guest информации и Extra Items поврзани со Guest, но не може да врши Check-in или да менува Guest, Check-in или Extra Item податоци.
Може ли поканетите Guests сами да се пријават на локацијата?
Да, ако Self Check-in е активиран како режим на ниво на Event. Поканетиот Guest може да го започне процесот со QR Ticket или друг поддржан идентификатор, а QRGATE ги применува истите backend деловни правила како и при Check-in од Entry Staff.
Дали QR Ticket автоматски дава пристап до локацијата?
Не. QR Ticket ги идентификува Guest и Event. Деловните правила на платформата за Check-in одредуваат дали обидот за влез ќе биде прифатен или одбиен.
Може ли тимовите на локацијата да следат VIP паркинг, оброци или други дополнителни ставки?
QRGATE поддржува Extra Items специфични за Event, поврзани со Event и Guest. Тие може да опфаќаат VIP паркинг, оброци, подароци или зони за пристап, со статуси што може да се управуваат и вклучат во извештаите. Точната поставка треба да се потврди за конкретниот Event.
Може ли QRGATE да ги разликува RSVP одговорите од завршеното Check-in?
Да. RSVP го евидентира одговорот на Guest на Invitation, додека Check-in го евидентира регистрираниот настан на влез во Event. QRGATE обезбедува одделни RSVP и Check-in податоци за оперативен преглед и известување.
Дали QRGATE поддржува јавна регистрација на посетители или продажба на билети?
Не. QRGATE е изграден за настани со покани и Guest листи управувани од организаторот. Не обезбедува јавна регистрација на посетители, саморегистрација на Guests или јавна продажба на билети. За поинакво барање, контактирајте support@qrgate.org.
Планирајте го следното пристигнување на поканетите гости со QRGATE
Креирајте сметка и пробајте ја демонстрацијата за да го оцените работниот тек на Event, Guest, QR Ticket, Entry Staff, Self Check-in и известувањето за вашиот Event на локацијата.
Креирајте сметка и пробајте ја демонстрацијата